Como escrever um e-mail: 10 dicas para escrever um e-mail melhor

Como escrever um e-mail: 10 dicas para escrever um e-mail melhor

Larissa Poma – Produtora de conteúdo da Recriativi

Como escrever um e-mail: 10 dicas para escrever um e-mail melhor

O e-mail é uma ferramenta de comunicação bastante utilizada no dia a dia de profissionais de todas as áreas, mas para que determinadas informações sejam facilmente compreendidas por quem as recebe, alguns cuidados precisam ser tomados na hora de escrever uma mensagem.

Assim como os artigos, as crônicas, os comunicados, as cartas comerciais, os e-mails também possuem estrutura própria e sua redação deve obedecer a critérios de apresentação, pontuação, organização textual, entre outros.

Em muitas empresas, o e-mail é o canal de comunicação oficial entre líderes e colaboradores, vendedores e clientes, funcionários e fornecedores, além de ser a mais poderosa ferramenta do Marketing Digital. Criar uma lista de e-mail, por exemplo, é fundamental para atrair novos clientes.

Se você quer se aproximar cada vez mais de seus clientes e se comunicar de forma eficaz com as pessoas do seu universo profissional utilizando o e-mail, este conteúdo é para você.

Confira aqui nossas 10 dicas para escrever melhor seus e-mails!

1. Pense antes de escrever
Antes de começar a redigir, pense nos seus objetivos. O e-mail costuma ser utilizado para solicitar e fornecer informações, cobrar resposta, dar feedback, enviar documentos, realizar vendas, entre outros.

Organize suas ideias mentalmente considerando assunto, mensagem, destinatário e objetivo. Esse processo não precisa durar mais de cinco minutos, mas economiza tempo durante a redação do conteúdo.

Caso o assunto seja muito complexo, vale a pena fazer um planejamento minucioso, anotando os tópicos que devem ser desenvolvidos ao longo do e-mail.

2. Seja gentil desde o começo
Você não precisa ter intimidade com o destinatário da mensagem para ser cordial. O início é muito importante para tornar o leitor mais receptivo àquilo que você tem a dizer.

Expressões como “Bom dia, Fulano”, “Caro Beltrano”, “Prezados senhores” e outras são sempre bem-vindas para saudar o interlocutor. Só não se esqueça de avaliar o nível de formalidade ou informalidade que existe entre vocês para não parecer inadequado.

3. Defina um assunto coerente com a mensagem
O assunto deve ser coerente com o conteúdo da mensagem. Se você quer que seu e-mail seja lido, escolha títulos curtos, objetivos e coerentes.

Evite usar termos como “Urgente” ou “Importante”. Além de ser inconveniente, fica difícil localizar determinado e-mail ao fazer uma busca pelo assunto, por exemplo.

Uma boa dica para escolher títulos que tenham uma relação clara com os objetivos e o conteúdo da mensagem é indicar o assunto somente após terminar de redigir o e-mail.

4. Utilize uma linguagem adequada
Eis aqui o cerne da questão: escolher uma linguagem adequada para seu e-mail é tão importante quanto o conteúdo da mensagem que está escrevendo.

Em se tratando de relações profissionais, muitas vezes o e-mail pode ser considerado um documento, portanto o uso de gírias, emojis, abreviações como vc, tb, ctz, obg, tá e outras expressões muito informais deve ser evitado.

É importante tomar cuidado com a escolha das palavras, a ortografia, a construção das frases e, principalmente, com a clareza da mensagem. Um e-mail com muitos erros de português compromete a coerência do texto e a credibilidade de quem escreve.

O ideal é encontrar um equilíbrio entre a formalidade absoluta e a total informalidade. Na dúvida, seja formal, e conforme sua relação com clientes, chefes, colaboradores e colegas vai se tornando mais próxima, a linguagem utilizada também deixa de ser tão formal. Mas lembre-se sempre de manter uma postura profissional em seus e-mails.

5. Seja claro e objetivo
Todo texto claro, escrito ou falado, segue a seguinte estrutura: introdução, desenvolvimento e conclusão. Mesmo que pareça óbvio, procure organizar seu e-mail respeitando essa ordem para que sua mensagem seja facilmente compreendida.

O objetivo é sempre transmitir uma informação da forma mais clara possível. Se necessário, use tópicos e destaque palavras por meio de negrito, sublinhado, cores diferentes etc. Procure não usar fontes muito grandes e prefira aquelas que facilitam a leitura de quem recebe o e-mail.

O tempo é nosso bem mais precioso, por isso seja coerente e objetivo em suas mensagens. Mesmo que o conteúdo seja complexo ou repleto de informações, vá direto ao assunto, lembrando que ser direto não significa ser grosseiro.

6. Encerre cordialmente sua mensagem
De nada adianta seguir todas as dicas anteriores e encerrar o e-mail de qualquer jeito. No final da mensagem, dependendo do seu objetivo, você deve se disponibilizar para esclarecimentos necessários, solicitar retorno e agradecer.

Expressões como “Estou à disposição para esclarecimentos adicionais”, “Aguardo seu retorno”, “Agradecemos sua atenção” demonstram gentileza e deixam o interlocutor à vontade para entrar em contato com você novamente.

Também é importante ter uma assinatura-padrão, em todos os e-mails, com nome completo, telefone e e-mail. Dessa forma, se quem recebeu sua mensagem quiser falar com você imediatamente por telefone, por exemplo, o contato fica mais fácil.

7. Revise o e-mail antes de enviá-lo
Lembre-se de ler tudo que escreveu antes de enviar seu e-mail. Essa revisão é importante para corrigir erros de digitação, ortografia, concordância ou mesmo para incluir alguma informação que você tenha esquecido.

Nesse momento, você pode aproveitar para verificar se anexou o arquivo que precisa ser enviado, se o destinatário está correto e se o título do assunto está coerente com o conteúdo da mensagem. Vale checar também se é necessário mandar o e-mail com cópia para outra pessoa.

8. Deixe para incluir o destinatário por último
Quantas vezes você já enviou um e-mail para alguém que não tinha nada a ver com aquele assunto ou clicou em “enviar” sem querer e acabou mandando uma mensagem pela metade? Para evitar este tipo de situação, uma dica é deixar para incluir o destinatário somente quando tiver terminado de escrever o e-mail.

9. Escreva um e-mail para cada assunto
Para garantir que sua mensagem seja totalmente compreendida e que você receba o retorno de que precisa, o ideal é não falar de diferentes temas no mesmo e-mail. Limitar o e-mail a apenas um assunto é uma forma de garantir que o destinatário dê a devida atenção a sua mensagem.

10. Cuidado com os anexos
Quando for necessário enviar algum arquivo anexo, lembre-se de avisar o destinatário no corpo do e-mail. Além disso, procure não enviar arquivos muito grandes que demorem para ser carregados.
Caso precise enviar arquivos mais pesados, você pode compactá-los, usar o Dropbox ou o Wetransfer para garantir que eles sejam entregues ao interlocutor.

 

Como escrever um e-mail: 3 dicas infalíveis para fazer seu cliente ler e responder aos seus e-mails

Depois de ler todas essas sugestões para escrever um e-mail claro e objetivo, você ainda tem dúvidas de como fazer seu cliente ler e responder aos seus e-mails? Pois bem, para que isso aconteça uma mensagem bem redigida é o primeiro passo, mas não o único. Por isso, separamos mais algumas dicas para você!

1. Seja rápido nas respostas
Especialmente quando um cliente solicita informações a respeito de seus produtos ou serviços, você deve responder imediatamente à solicitação. Mas certifique-se de dar uma resposta completa que esclareça todas as dúvidas dele. Não dê espaço para seus concorrentes.

2. Use títulos atraentes
O título do seu e-mail – o assunto – deve ser curto, direto e convidativo, caso contrário, nem será aberto. Expressões como “Preparamos um conteúdo imperdível para você” ou “Vai ficar de fora desta promoção?” funcionam muito bem para despertar o interesse do leitor no conteúdo que você tem a oferecer.

3. Peça feedback
Ao final de suas mensagens, você pode inserir uma pesquisa rápida para entender as necessidades dos clientes e oferecer a eles soluções ainda mais personalizadas. Outra estratégia interessante é deixar um espaço aberto para sugestões de conteúdos úteis para sua audiência.

Sabemos que ainda há muito mais sugestões e técnicas importantes para escrever e-mails de qualidade e obter retorno com eles. Por isso, fique de olho em nossos conteúdos e venha explorar este universo conosco.

E se tiver perguntas que não querem calar, contate-nos!

 

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